Una delle domande che riceviamo più spesso, in qualità di esperti di software per aziende, riguarda i requisiti di un software di rilevazione presenze dipendenti, che possa gestire e monitorare le varie attività assegnate e darne conto su base periodica con report e funzioni di rendicontazione.
Un software che sia possibilmente cloud-based, e che semplifichi i flussi di lavoro tipici degli ambienti più trafficati e con ingenti carichi di lavoro.
Parliamo di imprese di pulizie, imprese edili, manutenzione del verde o di impianti, per le quali i dipendenti lavorano in mobilità, dunque più esposte al rischio ‘caos e dispersione’, e dove diventa imprescindibile mantenere il controllo centralizzato di tutte le attività implicate dal lavoro sul campo, presso condomini, uffici, supermercati, centri commerciali, magazzini, cantieri.
Sono proprio questi contesti ad aver bisogno di gestire in modo più fluido i flussi di lavoro che, per quanto intensi, rischiano di causare sviste, errori, sovrapposizioni insidiose minacciando lo standard qualitativo che si vorrebbe (e dovrebbe) mantenere.
In questo articolo, dunque, vediamo come funziona un software di rilevazione presenze dipendenti in mobilità, come Doorkeeper, che fa molto di più di quanto si possa immaginare, perché permette anche di gestire le attività attraverso un semplice modulo di pianificazione.
Contestualmente, vediamo, poi, quali sono i requisiti essenziali che dovrebbe integrare un sistema di questo tipo, facendo esempi pratici.
Problema: mantenere la visione delle attività core di aziende con personale in mobilità
Esiste un software per pianificare le attività da assegnare ai dipendenti, che permetta la gestione e il monitoraggio delle presenze anche dei lavoratori in mobilità?
In sostanza, questa è la domanda che riceviamo in genere dalle imprese ad alto carico di lavoro che rischia di non essere monitorato per la mancanza di tecnologie ad hoc, progettate per fare questo.
Da aggiungere ai must-have anche la tecnologia cloud e la centralizzazione di tutte le funzionalità disponibili. Le richieste in merito a queste caratteristiche crescono sempre più, al fianco della possibilità di interagire con le piattaforme anche da smartphone.
Uno degli aspetti più importanti per la salute aziendale, e per una gestione il più fluida possibile da parte degli imprenditori che ne sono a capo, è la possibilità di gestire i dipendenti e di controllare tutte le attività pianificate.
Le tre fasi principali che rappresentano il cuore di ogni processo di lavoro sono la pianificazione, il monitoraggio e la rendicontazione.
In alcuni settori, poi, come quelli sopra citati, è davvero fondamentale mantenere il controllo di tutte le attività implicate dal lavoro in mobilità, tra le quali:
- gestione presenze dipendenti
- incarichi assegnati ed eseguiti
- aggiornamenti sull’avanzamento dei lavori
- turni di lavoro, permessi e ferie
- rendicontazione attività (ore svolte sia in azienda sia all’esterno).
Tipologie di imprese come quelle precedentemente citate, possono fare a meno di software sofisticati e costosi hardware che richiedono pesanti installazioni, preferendo soluzioni molto più semplici, alla portata di tutti e moderne, tecnologie flessibili che non necessitano conoscenze tecniche, e che lasciano usufruire le varie funzionalità anche da smartphone.
Soluzione: Software per gestire presenze con un modulo integrato per pianificare, monitorare e rendicontate tutte le attività
La soluzione fino a oggi offerta ad aziende e imprese che hanno richiesto il nostro supporto, ha dato la possibilità di utilizzare un software innovativo per rilevare e monitorare accessi e presenze di dipendenti e ospiti, conoscerne entrate, uscite, pause e permessi. Una semplice app che sostituisce i processi manuali – lenti, costosi, suscettibili di errori – con quelli digitalizzati.
Ora, però, abbiamo fatto un ulteriore passo col nostro software di rilevazione delle presenze – Doorkeeper – già collaudato da aziende e imprese, ampliandone le funzionalità e raggio d’azione con il nuovo modulo per la pianificazione delle attività.
Vediamo di cosa si tratta.
Cosa puoi fare con un software per pianificare le attività
È importante intanto capire a quali bisogni risponde un software per task management come Doorkeeper.
Ciò che ha spinto a implementare il sistema con il nuovo modulo, è stata la risposta alla necessità delle aziende di gestire tutte e 3 le fasi: pianificazione, monitoraggio e rendicontazione nel modo più semplice e rapido possibile.
Ma soprattutto, una soluzione che dia la possibilità di orchestrare tutto da un’unica piattaforma, che consenta di pianificare le attività da assegnare agli operatori, farle visualizzare agli stessi senza dover inviare e stampare fogli o moduli cartacei per comunicare il piano di lavoro del giorno, della settimana o del mese.
Ogni operatore sa sempre quali interventi svolgere e presso quale cliente, in quale fascia oraria e il monte ore previsto.
Inoltre, il sistema in automatico pianifica il calendario evitando il rischio di sovrapporre task, ferie, permessi o altri incarichi già assegnati; verifica se sono state assegnate più ore di quelle previste dal turno, segnalando l’eventuale superamento del totale previsto.
Entriamo nel dettaglio.
Il software gestione presenze e attività integra funzionalità che permettono di svolgere queste operazioni
1 – Assegnare task agli operatori diversificandoli per ogni luogo di lavoro e cliente, con la possibilità di aggiungere dettagli sul tipo di intervento.
Chi si occupa della gestione risorse, con questa app può finalmente pianificare le attività prioritarie, ovvero:
- assegnare a ogni operatore un’attività da svolgere in un determinato cantiere, magazzini, ufficio e contesti simili
- indicare tutte le operazioni che devono essere svolte, aggiungendo note all’interno di un campo descrittivo ad hoc
- differenziare i vari interventi a seconda del luogo di lavoro.
Esempio di pianificazione attività per un’impresa di pulizie
Poniamo il caso di un’impresa di pulizia che ha più magazzini presso i quali interviene con addetti ai servizi.
Con un software di pianificazione, il responsabile può assegnare diverse attività agli operatori, aggiungendo istruzioni che possono essere generiche ma anche più dettagliate.
Per esempio, per uno dei due magazzini potrebbe essere necessario specificare l’uso di un prodotto più adatto ad alcune superfici oppure evitarne altri che potrebbero danneggiarle, ecc.
L’operatore al quale è stato assegnato il task può visualizzare queste informazioni quando accede nel luogo di lavoro al momento della timbratura all’ingresso.
2 – Timbratura geolocalizzata con visualizzazione delle attività pianificate da parte dell’addetto
Questa funzione permette al software di rilevare la presenza dell’operatore in un cantiere tanto per fare un esempio, non appena timbra l’ingresso, e di far visualizzare l’attività assegnata tramite un’apposita app ‘eBadge’ installata sul proprio smartphone.
In pratica, l’app mostra tutti gli interventi che sono stati assegnati a quella persona in quel particolare luogo di lavoro, segnalando anche le varie specifiche, eventualmente inserite come informazioni aggiuntive.
Dal portale web di gestione si possono visualizzare le attività filtrando per giorno, settimana o mese ed esportandone il calendario in file xls con tutto il planning periodico.
3 – Consultare le attività pianificate in ogni momento e da ogni luogo
L’operatore può consultare il calendario delle attività pianificate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, anche da casa, oltre a poter visualizzare gli interventi assegnati quando entra e timbra sul posto di lavoro.
Anche all’uscita è possibile visualizzare le attività svolte e quelle che, eventualmente, devono ancora essere completate.
Esempio
Il giorno prima dell’intervento, l’addetto al servizio può consultare il calendario con le attività assegnate e i dettagli correlati: luogo/orario di lavoro, compiti da svolgere, prodotti da utilizzare, ecc.
4 – Inserire le attività lato back office da parte dell’operatore che gestisce il personale e la pianificazione
Queste attività vengono implementate lato back office da chi gestisce il personale con la possibilità di eseguire diverse operazioni:
- selezionare Il luogo di lavoro presso il quale effettuare il servizio, visualizzabile anche su mappa
- creare e assegnare task ai vari operatori incaricati
- inserire la descrizione delle attività da svolgere
- indicare la fascia oraria, il periodo e la ricorrenza delle attività pianificate.
È importante quest’ultimo punto perché consente di creare attività periodiche, per esempio ogni lunedì, e aggiungerne altre a distanza di tempo, per esempio ogni 2 settimane.
5 – Segnare come terminate le attività svolte e rendicontare con foto o note
Una funzione molto utile lato operatore sul campo, è quella di poter spuntare e rendicontare le attività svolte, allegando foto o note.
In sostanza, dunque il sistema è un software completo per organizzare il lavoro che opera sia lato back office, permettendo di pianificare e assegnare le attività, singole e/o ricorrenti, con tutti i dettagli del caso (addetti e luoghi di lavoro), sia lato operatore, con la possibilità di consultare il calendario di attività giornaliere, visualizzabile sempre sull’applicazione all’ingresso e all’uscita, e rendicontare tutto.
Richiedi una demo gratuita di Doorkeeper
In questo articolo abbiamo visto come un software di rilevazione presenze innovativo come Doorkeeper possa aiutare le imprese non solo a monitorare le presenze del proprio personale in mobilità, ma anche a gestire in modo più semplice e rapido le tre fasi principali dei flussi di lavoro: pianificazione, monitoraggio e rendicontazione.
Non se ne può più fare a meno. Un software che elimina i problemi e offre soluzioni pratiche e concrete per agevolare i processi è diventato uno strumento necessario per non rischiare il caos che porta inevitabilmente a rallentamenti, errori, sovrapposizioni, e alla cattiva reputazione con i clienti insoddisfatti.
Contattaci per sapere come funziona Doorkeeper, e come puoi portarlo in azienda iniziando da una demo gratuita!