Doorkeeper è il software per la gestione ospiti, controllo accessi e rilevazione presenze, dipendenti interni ed esterni, sviluppato in cloud da Orangedev.

Il sistema integra diverse funzionalità permettendo di digitalizzare gli accessi in azienda e gestire gli ingressi degli ospiti; registrare le presenze dei dipendenti; comunicare e condividere documenti.

Per quanto gli ospiti possano essere graditi e benvenuti, siano essi clienti, visitatori, partner, collaboratori, in molti casi bisogna gestirne la registrazione e l’accesso. In alcune aziende, questa necessità può nascere dall’esigenza di monitorare il flusso degli accessi per ragioni di sicurezza.

Doorkeeper entra in gioco con un sistema completo di funzionalità tali da garantire procedure digitalizzate, senza richiedere alcuna installazione se non una semplice connessione a Internet, e la possibilità di mantenere la massima protezione della privacy.

Vediamo come funziona Doorkeeper.

Software Gestione Ospiti vs registrazione cartacea degli accessi

 A cosa serve un software di gestione ospiti? Nelle piccole, medie e grandi imprese, un sistema di questo tipo entra per gestire i visitatori a garanzia della sicurezza, il controllo e la riservatezza degli ambienti aziendali di tutte le sedi, oltre che per evitare inutili attese.

Volendo sintetizzare per punti, un software per gestire ospiti e dipendenti interni ed esterni assolve ad alcune importanti funzioni:

• Accogliere gli ospiti in azienda senza attese
• Registrare Entrate/Uscite con procedure digitali
• Monitorare le presenze degli ospiti in tempo reale
• Alleggerire il carico di lavoro del personale addetto alla reception
• Curare la privacy nel rispetto delle normative.

E infatti, arriviamo all’ultimo punto: al di là della ragione che spinge ad adottare un software per il controllo degli accessi dagli evidenti vantaggi, questo sistema garantisce anche un altro importante fattore: la protezione della privacy.

Gestione degli accessi in azienda e protezione della privacy

 La protezione della privacy è un aspetto sempre più importante che non può essere sottovalutato. Il vecchio modus operandi, ovvero la registrazione cartacea degli accessi (registro visitatori), solleva problemi legati alla “privacy e sicurezza”. Una questione che può innescare controversie regolate da normative molto chiare.

In questo contesto, è importante ricordare il codice in materia di protezione dei dati personali del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in vigore dal 1º gennaio 2004. Questo codice contiene le norme nazionali relative alla tutela dei dati personali.

Senza dimenticare le disposizioni del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

La registrazione cartacea con tanto di eventuali dettagli su nome, cognome, documenti di riconoscimento, ecc., espone questi personali alla visibilità di tutti gli altri visitatori che accedono in azienda.

Ma non solo: il registro cartaceo può anche subire danni, essere perso, danneggiato o manomesso. In ogni caso, il danno sarebbe piuttosto ingente, trattandosi di dati personali.

Orangedev ha sviluppato Doorkeeper pensando proprio alla digitalizzazione dei processi nella gestione presenze e accessi nelle aziende, con una particolare attenzione alla sicurezza nel trattamento dei dati.

L’utilizzo di software come Doorkeeper assicura il rispetto delle normative, in quanto i dati sono protetti digitalmente e possono essere gestiti in modo più sicuro ed efficiente rispetto ai metodi cartacei.

Come funziona la Gestione Ospiti con Doorkeeper

 In primis, la gestione dei varchi in ogni sede aziendale avviene tramite un portale web che permette di configurare tutto in modo rapido, monitorando in tempo reale presenze e accessi degli ospiti.

L’interfaccia è semplice da usare sia per l’azienda, sia da parte degli ospiti che interagiscono con il dispositivo.

L’ospite che arriva in sede può interagire con il tablet o con il monitor touchscreen collocato all’ingresso, alla reception, e accedere attraverso due modalità. La prima è il caso di una visita in azienda programmata, in cui l’ospite riceve preventivamente un’email d’invito contenente un Qrcode e altre informazioni personalizzate: la posizione della sede e l’orario della visita, l’eventuale password per usufruire della connessione WiFi o le procedure di sicurezza. All’ingresso potrà scansionare il QR Code alla fotocamera del tablet e la registrazione del suo accesso sarà automatica, visibile in tempo reale dal portale, e notificata al referente che ha gestito l’invito.

Perché è importante un software di gestione ospiti

 Anche noto come sistema di visitor management, un software per la gestione ospiti velocizza l’accoglienza dei visitatori assidui nel totale rispetto della loro privacy, monitora le presenze in tutte le sedi, assicura la puntualità degli incontri e delle riunioni.

Tutte queste attività si possono automatizzare accedendo in ogni momento al registro ospiti ed eventualmente generando report da condividere con le persone interessate.

Prova Doorkeeper, e scopri come funziona il software di gestione ospiti

 Dopo aver visto a cosa serve il software di visitor management e quali sono i vantaggi per l’azienda nell’automatizzare le procedure di registrazione degli accessi, garantendo allo stesso tempo la protezione dei dati, puoi richiedere la demo di Doorkeeper per vedere come funziona.