Una panoramica generale dei 5 vantaggi offerti dai software per la gestione ingressi degli ospiti. La questione diventa sempre più urgente per tutte quelle aziende che desiderano digitalizzare ogni singolo aspetto riguardante le attività che avvengono all’interno delle proprie sedi di lavoro, specialmente quando si tratta di attività connesse alla gestione delle risorse interne e all’analisi dati.
- PRIVACY, TRATTAMENTO DATI E SICUREZZA
- ADDIO AI REGISTRI CARTACEI
- TRACCIAMENTO ACCESSI OSPITI
- SERVIZIO RECEPTION SEMPLIFICATO
- CONFIGURAZIONE DELL’INTERFACCIA
PRIVACY, TRATTAMENTO DATI E SICUREZZA
Il metodo “vecchio stile” prevede l’utilizzo di registri cartacei in cui ogni visitatore pone la propria firma in ingresso e in uscita indicando data e ora. Questa modalità è del tutto anti-privacy poiché permette a ciascun visitatore di conoscere chi è entrato precedentemente con la possibilità di accedere a informazioni private relative ai documenti di riconoscimento o alla data e ora della visita, provocando così un problema di privacy e di sicurezza. I registri cartacei, inoltre, possono essere manomessi, danneggiati, persi o persino rubati. Tutto ciò, soprattutto alla luce delle disposizioni della normativa GDPR, è inammissibile perché ogni azienda dovrebbe garantire la protezione dei dati dei diretti interessati.
Gestire gli ingressi ospiti in modo ottimale non significa soltanto registrare gli ingressi, con tanto di documenti di riconoscimento e informazioni relative al motivo della visita, bensì significa anche mantenere dei buoni standard di sicurezza. Tutto ciò implica che alle funzioni di registro vanno associati dei sistemi in grado di garantire la sicurezza e ottimizzare tutti quei processi coinvolti nel trattamento dati. In questo senso i benefici di questi software sono vari:
– In caso di allarme antincendio, evacuazione dell’edificio o di necessità relative al tracciamento per situazioni di emergenza, come è stata la pandemia, si può stabilire in modo semplice e immediato chi, oltre ai dipendenti, è presente all’interno del sito di lavoro o chi lo è stato nei giorni, mesi precedenti.
– Ogni dato viene salvato in modo sicuro e istantaneo. Da una comoda interfaccia grafica sarà, inoltre, possibile consultare i dati relativi agli ingressi nei diversi varchi aziendali ed estrarre report dettagliati.
– Ottemperare alle disposizioni della normativa sulla privacy e sul trattamento dati sarà indubbiamente più semplice.
ADDIO AI REGISTRI CARTACEI
La tematica ambientale è all’ordine del giorno ormai da diversi anni. Le aziende, seppur lentamente, si stanno muovendo verso la digitalizzazione cercando di superare il metodo “carta e penna” appartenente ad un passato in cui poco si badava agli sprechi e all’inquinamento ma che, in realtà, nel 2023 non è ancora poi così passato. (à https://www.doorkeeper.it/azienda-paperless/).
L’eliminazione dei registri cartacei riduce gli sprechi, annulla il rischio che le informazioni vengano rubate o danneggiate, rispetta l’ambiente e restituisce al visitatore un’immagine aziendale in linea con i parametri di progresso tecnologico del mondo contemporaneo.
Quest’ultimo aspetto assume un ruolo fondamentale che contribuisce a delineare l’immagine dell’azienda agli occhi del mondo esterno. Presentarsi con sistemi di gestione all’avanguardia costituisce indubbiamente un buon biglietto da visita che sicuramente verrà apprezzato da qualsiasi visitatore. Sia che si tratti di un ospite occasionale, sia che si tratti di un collaboratore esterno che entra nel sito con una certa frequenza, l’obiettivo è quello di migliorare l’accoglienza dimostrando di essere al passo coi tempi in termini di efficienza e riduzione degli sprechi.
TRACCIAMENTO ACCESSI OSPITI
Altro vantaggio da non sottovalutare è quello riguardante la possibilità di tracciare gli accessi dei vostri ospiti nelle varie sedi. Infatti, grazie a questi software, si possono rilasciare badge o QR Code che abilitano l’accesso solo a determinati varchi o dipartimenti, in base alle esigenze e ai motivi della visita. Si può inoltre accedere a una lista dettagliata degli accessi qualora i vostri ospiti debbano spostarsi da un sito all’altro in autonomia ( à https://www.doorkeeper.it/software-controllo-accessi/).
Questi software fungono dunque da veri e propri sistemi di controllo per chiunque abbia la necessità di tracciare gli accessi dei visitatori. Per questo motivo vengono spesso definiti come Sistemi di visitor management.
SERVIZIO RECEPTION SEMPLIFICATO
Basta disporre all’ingresso dei vari siti aziendali un tablet o un monitor touchscreen per permettere al vostro visitatore di accedere in totale autonomia inserendo i propri dati oppure esibendo il QR code o pass ricevuto preventivamente al giorno della visita. Nel caso in cui il vostro sito dovesse offrire un servizio di reception, questi sistemi velocizzeranno tutti quei processi che riguardano la validazione, il controllo e il registro dati.
CONFIGURAZIONE DELL’INTERFACCIA
È possibile, inoltre, configurare l’interfaccia di registrazione in base alle proprie esigenze. Questo è un vantaggio assoluto se si considera che in linea di massima ogni azienda presenta un proprio quadro di criticità e di necessità. Di seguito proponiamo una lista di tutti quegli aspetti dell’interfaccia e delle funzionalità che solitamente sono personalizzabili:
- Scegliere quali documenti di riconoscimento e informazioni richiedere all’ospite al momento della validazione, disponendo le voci secondo l’ordine preferito.
- Definire i campi obbligatori (come ad esempio nome, cognome, indirizzo email, referente della visita, ecc.) e quelli opzionali.
- Inserire l’autorizzazione al trattamento dati relativo a normative Privacy e GDPR.
- Subordinare l’entrata alla validazione di un requisito specifico (pensate all’obbligo di presentare il Greenpass per poter accedere nei luoghi).
- Rilasciare un badge o QR Code tramite mail per utilizzarlo sia per il check-in sia per il check-out.
- Associare un badge o QR Code ad un visitatore per validare il suo accesso a determinati varchi in autonomia.
- Stampare o abilitare all’istante badge o QR Code fisico.
- Organizzare i report di dati in base alle esigenze del momento. È possibile definire la tempistica dei backup e organizzare o sequenziare i dati all’interno dei report periodici.
- Implementare la modalità preferita di esportazione dei report
- Dare al visitatore la possibilità di scegliere la lingua che preferisce per immettere i suoi dati nel software durante la fase di accettazione.
- Possibilità di implementare dei messaggi vocali informativi o di benvenuto.
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