La timbratura del cartellino per i propri dipendenti è sempre stato un processo fondamentale dall’alba della concezione del lavoro in azienda così come lo conosciamo oggi. La rilevazione presenze dei dipendenti, conoscere l’entrata, l’uscita, le pause e i permessi dei propri collaboratori è molto importante, sia per una visione lato produttività lavorativa che per tutto il discorso di ferie, permessi e straordinari.
Ma il mondo del lavoro negli ultimi 30 anni è radicalmente cambiato, te ne sei reso conto?
La digitalizzazione, l’esigenza per un imprenditore di concentrarsi più sul business che sui singoli processi e ultimo, ma non meno importante, il Covid-19. Questi alcuni dei fattori che hanno stravolto il settore della rilevazione presenze dei dipendenti.
In questo articolo vedremo in cosa consiste la gestione delle timbrature, come viene svolta oggi, limiti e nuove opportunità future.
La rilevazione presenze dei dipendenti
Parole che, per chi vive ai “piani alti” aziendali, sa benissimo quanto siano importanti, soprattutto per le piccole-medio imprese.
Tracciare correttamente l’ingresso e l’uscita dei propri dipendenti consente di verificare le ore effettive di lavoro ma risulta anche utile per registrare le pause, i permessi e gli straordinari oltre l’erogazione degli stessi in modo corretto.
Processi che fino agli anni ‘80-’90 venivano effettuati letteralmente manualmente seppur con l’aiuto dei primi supporti informatici.
Capisci bene quanto per una piccola azienda, anche con 15-20 dipendenti, ci sia bisogno almeno di una persona che tenga traccia di tutto.
Questo comporta, o meglio comportava, un costo fisso in più per l’imprenditore che equivale a meno risorse e, chiaramente, flussi lavorativi più lenti.
Ma come avrai intuito il mondo cambia alla velocità della luce.
Grazie all’arrivo dei software di timbratura elettronica questo processo è stato quasi completamente automatizzato consentendo meno carico lavorativo alla figura di contabilità e risorse umane ma anche maggiore controllo e gestione per il titolare.
Tuttavia con l’arrivo del Covid-19 e dello smart working le carte in tavola sono state nuovamente stravolte, come fare a tracciare l’effettiva presenza del dipendente a lavoro?
Come gestire pause e permessi se non ci si trova in azienda?
Come si sviluppa un management orario in una situazione di emergenza o pandemica?
Ne parliamo nel prossimo paragrafo.
Come è cambiata la timbratura del cartellino
L’evoluzione tecnologica ha portato nuovi hardware e software per la rilevazione dei dipendenti e collaboratori in azienda.
Ma sono aumentate anche le problematiche.
Lascia che ti spieghi.
Il Covid-19 e la necessità di lavorare a distanza, spesso per obbligo d’emergenza o per le possibilità flessibili offerte dall’azienda, ha introdotto il concetto di timbratura presenze in remoto o addirittura timbratura presenze in cloud.
Da qualsiasi parte del mondo, in ogni momento, grazie a software che risiedono nativamente su internet è possibile svolgere le classiche azioni di entrata, uscita, pausa, richiesta di permessi, ferie e straordinari dal proprio smartphone.
Ma non è finita qui.
Geolocalizzazione del dipendente, chat diretta, facilità per il titolare di monitorare la catena di forza lavoro aziendale. Questi sono soltanto alcuni dei benefici che le moderne soluzioni di timbratura cartellino permettono di integrare in azienda.
Fin dall’inizio della pandemia, con il primo lockdown, le aziende hanno dovuto integrare dei sistemi di timbratura e gestione dei cartellini per i dipendenti in modo da funzionare esattamente come di presenza.
Non è stata una sfida semplice.
Doorkeeper è una di quelle realtà che è riuscita a creare da zero una soluzione adatta a questa esigenza:
- Semplice da installare.
- Facile da utilizzare.
- Veloce nella fruizione e implementazione della varie funzioni.
- Efficiente e affidabile esattamente come un cartellino fisico.
Ti dico qualcosa in più nel prossimo paragrafo.
I nuovi sistemi di rilevazione dei dipendenti
Immagina di poter implementare nella tua azienda una timbratura del cartellino direttamente da un’applicazione, poter vedere in tempo reale dove sono e cosa fanno i tuoi dipendenti, ricevere in un click report e dati su ferie e permessi.
Potresti pensare: ”sono troppe funzioni, sembra veramente assurdo che un unico software faccia tutto questo”.
Non lo è!
I moderni programmi di gestione online dei propri dipendenti è realtà.
Doorkeeper è sicuramente uno di questi, i benefici sono tanti e diversi vediamone alcuni:
- Via ai fogli di carta e badge fisici, i tuoi dipendenti fanno tutto da un’app.
- Comunica informazioni e documenti in modo sicuro con i tuoi collaboratori.
- Calendario e presenze aggiornato in real time.
- Management di ferie, permessi e straordinari direttamente dalla tua area riservata.
Tutto questo è possibile integrarlo anche in azienda nel caso tu voglia comunque garantire un flusso di persone intorno a te:
- Usa un tablet che scannerizzi il volto dei tuoi dipendenti o QR code.
- Crea turni e gestisci gli utenti dal PC o portatile in azienda.
- Fai scaricare l’apposita app ai tuoi dipendenti e collaboratori. Digitalizza la timbratura per tutti.
Non preoccuparti, puoi leggere ulteriori informazioni su Doorkeeper cliccando qui. Avrai modo di chiarire tutti i tuoi dubbi.
Conclusioni
La gestione delle timbrature per i propri dipendenti è un processo fondamentale per salvaguardare il management e la produttività della propria impresa.
Ne va della trasparenza e dell’efficienza aziendale oltre che per un controllo dei costi e del flusso lavorativo dei propri collaboratori.
Tuttavia la pandemia ci ha insegnato molto.
Non puoi più permetterti di non avere un “piano B” nel caso in cui i tuoi dipendenti non possano lavorare in azienda, inoltre, le soluzioni di rilevamento delle timbrature digitale permette di avere meno contatto con apparecchiature e luoghi esterni.
Puoi fare tutto dallo smartphone.
In questo articolo hai visto i meccanismi dei sistemi di rilevazione delle presenze online ma, allo stesso modo, hai capito come questo mondo sia cambiato di anno in anno fino a diventare completamente gestibile da remoto.
Hai dubbi o domande?