Un imprenditore su due ritiene che Microsoft Excel sia un vero incubo per tenere traccia di presenze, ferie e note spese. Il 90% delle PMI perde ore a produrre e revisionare documenti destinati al consulente del lavoro che potrebbero essere compilati in automatico e il 95% degli amministratori spreca tempo con la consegna delle buste paga, senza sapere che potrebbe farlo in digitale con un singolo clic.
Il processo di digitalizzazione aziendale passa principalmente attraverso l’utilizzo di un software di gestione dei dipendenti che abbia caratteristiche tali da innovare e rendere smart l’azienda attraverso la gestione di questi aspetti:
- Lavoro a distanza. Tutti ormai conosciamo gli effetti negativi del Covid ma nessuno si è mai spinto a sottolineare quelli che positivamente si sono riversati in modo irreversibile nel mondo del lavoro. Le aziende, sulla scia delle misure prese per costrizione, sono ormai diventate smart, il mondo del lavoro si è aperto stabilmente al remoto, ciò permette di assumere risorse di qualità riducendo i costi (trasferta, uffici, noleggi..). Questo tuttavia necessita di una soluzione per una gestione facilitata di questa nuova modalità.
- Gestione delle presenze. I vari sondaggi che si trovano in rete, mostrano che il 60% degli imprenditori prende le presenze attraverso fogli Excel compilati manualmente, complicando quindi la gestione, mentre il 19% addirittura fa uso di carta e penna. Non serve essere una PA per avviare un processo di digitalizzazione aziendale, anche le piccole imprese ne possono trarre beneficio, attraverso l’abbattimento del tempo e di errori con conseguente riduzione dei costi di gestione. Per fare degli esempi: un software di gestione delle presenze ti permetterà di avere sempre la situazione sotto controllo; monitori le timbrature dei dipendenti in tempo reale e sarai sempre aggiornato sulle presenze ed assenze previste; approvi richieste di ferie e permessi, o timbrature manuali e visualizzi su mappa le timbrature GPS per capire subito dove stanno lavorando i dipendenti: da quale cliente, in quale cantiere o zona del territorio.
- Note spese e rimborsi. Molto spesso le aziende, si trovano a dover fronteggiare e gestire note spese derivanti da trasferte dei dipendenti o formazione del personale. La gestione attraverso un file Excel in questo caso potrebbe rivelarsi ardua e complessa. Una soluzione che permetta l’invio, l’archiviazione e il calcolo automatico dell’ammontare dei rimborsi, pronto per l’elaborazione delle buste paga semplificherebbe la situazione in molte realtà aziendali.
- Condivisione documenti. I documenti aziendali non rappresentano solamente uno scambio una tantum ma spesso è indispensabile, sia per il dipendente che per l’imprenditore, consultarli nel più breve tempo possibile e averli a disposizione nel proprio smartphone. Conservare e condividere documenti coi dipendenti, è quindi una priorità, come ad esempio l’invio della busta paga, la ricezione del certificato medico, la condivisione di moduli e l’inoltro immediato al consulente del lavoro.
Un software di gestione del personale snellisce la gestione dei documenti, i quali, inoltre, restano sempre, in ordine e disponibili in qualsiasi momento alla loro consultazione.
Entriamo nel vivo. L’obiettivo di questo articolo è quello di comprendere quali difficoltà incontrano gli imprenditori nella gestione dei dipendenti. Inoltre, verificheremo quale figura aziendale si assume il compito di gestire i dipendenti e come le imprese gestiscono il rapporto con il consulente del lavoro.
La gestione del lavoro a distanza
Il Covid-19 ha accelerato la diffusione dello smart working e del remote working. Molte aziende li hanno dovuti adottare per poter continuare le attività: secondo i dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, durante il primo lockdown lo smart working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese e il 58% delle PMI.
Come le aziende si sono adattate a questo nuovo modo di operare?
Molte si sono dovute attrezzare con nuove tecnologie per facilitare il lavoro e la collaborazione a distanza, tra cui software in cloud e spingere su un processo immediato di digitalizzazione che è stato affrontato per costrizione.
Di fatto, un approccio emergenziale e non organico ha caratterizzato la strategia delle PMI. Nel 2019 l’Osservatorio Innovazione Digitale nelle PMI aveva rilevato che quasi il 90% dei vertici delle piccole e medie imprese in Italia considerava l’innovazione digitale una necessità per lo sviluppo del business e la sopravvivenza. Tuttavia le principali barriere all’innovazione secondo il loro punto di vista sono:
- i costi di acquisto, percepiti come troppo elevati
- la mancanza di competenze e di cultura digitale
- il poco supporto da parte delle istituzioni
Gestione delle presenze digitale con strumenti inadatti
Deloitte, una della quattro aziende di revisione più grande al mondo, ha stimato che ben il 90% dei file Excel contiene almeno un errore.
Di fronte a tante inesattezze, i nostri imprenditori si sentono insoddisfatti: il 35% di loro non è contento di utilizzare Excel & Co. e vorrebbe uno strumento più funzionale, adatto allo scopo e facile da aggiornare.
Ancora più preoccupante è sapere che, nonostante la rivoluzione digitale, il metodo “carta e penna” è ancora molto diffuso: nel 2020 ancora il 20% delle aziende lo utilizza! Calligrafie incomprensibili, compilazioni sbagliate e fogli in disordine fanno disperare imprenditori: 1 su 4 vorrebbe rimpiazzare al più presto “carta e penna” con un strumento migliore per la gestione del personale.
Note spese e rimborsi con Excel: un disastro annunciato
Nella maggior parte delle aziende i dipendenti affrontano periodicamente trasferte in altre città, in Italia o all’estero. Le note spese per questi viaggi, già parecchio complesse a livello amministrativo e contabile, rischiano di generare molti grattacapi, se gestite con uno strumento non adatto.
Il 64% di chi va in trasferta utilizza Excel per tenerne traccia. Questo vuol dire che inserisce manualmente i dati, fa la somma degli importi (con le funzioni apposite, se va bene, oppure manualmente, con la calcolatrice) e stabilisce il rimborso.
Le difficoltà infatti sono molte:
- ricevute, scontrini e fatture consegnati con grande ritardo;
- impossibilità di avere sempre sotto controllo le spese in tempo reale;
- i rimpalli tra amministrazione e dipendente per errori e incomprensioni.
Personale multitasking? Forse anche troppo
Le PMI si affidano a personale multitasking per gestire l’impresa. Una scelta coraggiosa, ma spesso non proprio ideale. Nella maggior parte delle PMI è il dipendente dell’amministrazione ad occuparsi del personale: spende intere giornate tra fogli presenze incomprensibili e dati confusi. La situazione è ancora più critica in altri casi in cui è l’imprenditore stesso o il responsabile aziendale a farsi carico di queste operazioni meccaniche. Il tempo di queste persone è il più costoso e prezioso per l’azienda.
Perché sprecarlo? Inoltre, operazioni ripetitive e di precisione comportano un alto rischio di errore, se eseguite dalle persone: aprire e gestire un’attività in Italia oggi è sì eroico, ma titolari e amministratori restano esseri umani, con limiti e distrazioni più che naturali!
Il rapporto con il Consulente potrebbe essere migliorato
Chiedere l’aiuto di uno specialista esterno è sicuramente un’ottima idea per gestire un’azienda.
Oggi il mercato propone strumenti digitali che agevolano la collaborazione tra azienda e consulente, rendendo immediata la trasmissione di informazioni e documenti. Tuttavia, l’adozione di queste soluzioni è ancora poco diffusa, soprattutto nelle realtà meno strutturate.
Spesso il consulente riceve fogli di calcolo con errori e mancanze oppure tabelle scritte a mano
non chiare. Ciò lo costringe non solo ad un passaggio manuale dei dati, ma anche ad una impegnativa revisione dei documenti al fine di verificare e correggere eventuali errori. Una gran perdita di tempo, vero? Per non parlare dei fraintendimenti che possono scaturire dalle modifiche asincrone sugli stessi file: una sovrapposizione di versioni che non fa altro che alimentare la confusione!
Come se non bastasse, le email possono confondersi nel flusso della posta in arrivo, spesso intasata di messaggi, oppure arrivare inavvertitamente nella cartella spam. Quante volte capita di
dover dire o ascoltare la frase “mi dispiace, ma non trovo l’email che mi hai inviato”?
Conclusioni
La maggior parte delle PMI italiane si trova in difficoltà nel gestire i propri dipendenti. Alcune di
loro utilizzano ancora carta e penna e consegnano a mano le buste paga, altre si affidano ai fogli di calcolo
elettronici. Il risultato, però, sembra essere sempre lo stesso: le imprecisioni sono tante e parecchio è il tempo sprecato in operazioni meccaniche e nel risolvere gli errori.
Tutto ciò genera un senso di frustrazione e insoddisfazione, che in molti casi si traduce nel desiderio di trovare un’alternativa più idonea, ma senza sapere quale possa essere.
Con software “specifici”, pensati per la gestione dei dipendenti, le PMI possono rendere più efficienti le pratiche di ordinaria amministrazione, come la rilevazione delle presenze, la consegna delle buste paga o la tenuta delle note spesa. Hanno anche l’opportunità di migliorare la collaborazione con il Consulente del Lavoro, perché possono condividere con lui i fogli presenze e gli altri documenti in modo semplice, veloce e senza confusione.
Inoltre, grazie alla tecnologia cloud, le aziende sono in grado di gestire le informazioni e trasmettere i documenti da qualsiasi luogo e in totale sicurezza. Una comodità, soprattutto in questo periodo, in cui molti dipendenti lavorano a distanza.
I software per la gestione dei dipendenti non sono necessariamente costosi, né complessi: alcuni sono accessibili anche alle imprese più piccole, sia in termini economici che di competenze richieste.
Vi presentiamo Doorkeeper
Doorkeeper è il software che semplifica la gestione dei dipendenti. Sviluppato dal team di
Orangedev, è pensato per le piccole e medie imprese italiane che vogliono gestire i propri dipendenti in modo semplice, sicuro e veloce. Include funzionalità quali la timbratura e la richiesta di ferie e permessi da App, la compilazione automatica del foglio presenze, il calcolo sempre aggiornato delle ore per l’elaborazione delle buste paga e tante altre funzionalità pensate per migliorare la gestione dei dipendenti.
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